Бизнес-процессы – основа успешного бизнеса!

Бизнес-процессы – основа успешного бизнеса!

Внедрение бизнес процессов



Когда штат сотрудников выходит за пределы одного-двух кабинетов, когда устные договоренности перестают соблюдаться, а сотрудники все чаще задают вопрос «почему я должен это делать?» - значит, наступило время, когда пора разрабатывать и внедрять бизнес-процессы.

Что такое бизнес-процессы?

Бизнес-процесс – это четкий, последовательный алгоритм действий, который нужно выполнить для достижения заданного результата. У каждого бизнес-процесса есть вход, выход, исполнители и владелец. Теперь по порядку.

Вход бизнес-процесса – это, как правило, какая-то входящая информация (телефонный звонок, письмо, поступившая заявка), то есть некий толчок сотрудников к действиям.

Выход бизнес-процесса зачастую совпадает с его целью. Сотрудники ведь не просто так что-то бесконечно делают на рабочих местах. Выходом может быть успешная продажа товара, правильно заполненный документ, подписанный с клиентом договор и т. п.

Исполнители бизнес-процесса – это непосредственно все участники «цепочки». Как правило, бизнес-процессы не завязаны на одном человеке, обычно они сквозные, то есть проходят через несколько отделов. Например, для выполнения даже самого типового бизнес-процесса «Продажа товара новому клиенту» необходимо задействовать как минимум 5-7 подразделений, например: менеджер отдела продаж получает заявку –> технолог (расчетчик) делает замеры, рассчитывает стоимость, составляет спецификацию -> юрист помогает составить правильный договор с клиентом -> бухгалтерия разносит оплату по счетам -> производство изготавливает заказ -> склад принимает заказ с производства на склад и организует погрузку заказа -> логисты организуют доставку заказа до клиента. То есть каждый сотрудник, который участвует в бизнес – процессе является исполнителем и ответственным за свой шаг процесса.

Владелец бизнес-процесса – это человек, отвечающий за результат процесса в целом. Человек, который имеет влияние на каждого из исполнителей, и может в любой момент откорректировать ход процесса или повлиять на его скорость. В процессе «Продажа товара» владельцем будет скорей всего коммерческий директор.

Как правильно описывать бизнес-процессы?

Каждое утро сотрудники приходят на свои рабочие места и занимаются каждый своим конкретным делом, то есть бизнес-процессы в любой компании уже существуют! Именно поэтому их не создают, не разрабатывают, а именно описывают. Самый эффективный способ описания бизнес-процесса – фокус группа. Лучше всего заранее составить график или выделить несколько (но не менее 2х) часов в неделю на написание бизнес-процессов. В назначенный день и время фокус группа из исполнителей и владельца бизнес – процесса собираются и в режиме живого собрания обсуждают, описывают, а заодно и улучшают бизнес – процесс. Как правило, на таких собраниях и выявляются все «болячки» процесса, все неэффективные шаги, лишние звенья и ошибки в документообороте. После того, как все договорились и описали существующий бизнес – процесс, а также утвердили все изменения в нем на черновике, можно переносить его в чистовой вариант (утвержденный формат документа) и согласовывать с высшим руководством компании. После утверждения бизнес – процесса, он является частью законодательной базы компании и обязательным для исполнения всеми участниками.

Как выглядят бизнес-процессы?

На самом деле это как раз и не важно. Есть много примеров бизнес-процессов, где шаги пронумерованы, или же последовательность указана стрелочками. Также это может быть текстовый документ, табличный документ, а в некоторых компаниях бизнес-процессы описаны картинками и карикатурами. Нужно просто заранее договориться на нужном уровне и утвердить единый формат документа. Главное, чтобы все бизнес-процессы были в едином формате, иначе сотрудники просто запутаются.

Какие бизнес-процессы нужно описывать в первую очередь?

Это, наверное, самый важный вопрос, потому что, начав не с тех процессов, можно упустить много времени, а соответственно, и денег. Для ответа на данный вопрос, необходимо сначала понят какие бизнес – процессы вообще бывают.

Бизнес-процессы делятся на 4 категории.

  1. Основные бизнес-процессы. Это процессы, которые составляют суть бизнеса. Проще говоря те процессы, за которые клиент платит деньги. Обычно сюда относятся: оптовые продажи, розничные продажи, обслуживание клиента, будь то ресторан или автосервис и тому подобные процессы, на выходе которых компания получает прибыль.

  2. Вспомогательные бизнес-процессы. Эти бизнес-процессы нужны для того, чтобы основные выполнялись оперативно и без ошибок, но они не несут прямую прибыль в кассу. Например, клиент не видит, как в компании происходит начисление заработной платы, или управление персоналом, тем не менее для компании это тоже очень важные процессы, без которых она не сможет существовать.

  3. Управленческие бизнес-процессы. Это, как правило процессы, связанные с планированием и разработкой развития стратегии компании. Процессы такого уровня описывают в уже зрелых компаниях, так как в небольшом новом бизнесе управление происходит на оперативном уровне без стратегического планирования.

  4. Процессы совершенствования. Это процессы, которые делают компанию уникальной и позволяют быть впереди конкурентов. Например, можно не ждать рекламаций и возврата товара от недовольных клиентов, а можно настроить процесс регулярного опроса клиентов о качестве продукта. Эти процессы описывают в основном, когда более или менее описаны и внедрены процессы первых трех категорий.
Наверное, не требуется большого ума, чтобы понять, что в первую очередь нужно описывать основные бизнес-процессы. После описания бизнес-процессов, приносящих прибыль в компании, можно описывать вспомогательные и управленческие процессы параллельно, ведь не всегда в фокус – группах участники одни и те же. Процессы совершенствования можно описывать по мере возможности, но забывать о них не стоит ни в коем случае.

Ну и в итоге о пользе бизнес-процессов для владельцев бизнеса: описанные и отлаженные бизнес-процессы — это очень мощный инструмент управления компанией. Они помогают экономить время и средства на адаптацию новичков, исключают зависимость компании от ключевых сотрудников, позволяют сотрудникам быть взаимозаменяемыми, а руководству показывают суть бизнеса изнутри!